欢迎光临深圳大学外国语学院! 当前位置:首页 学院概况 院办公室
院办职责
外国语学院办公室是学院行政工作中承上启下、联系左右、协调各行政岗位及各系部的综合办事机构,在院长的领导下开展工作,实行办公室主任负责制。是学院教务室、科研与研究生办公室、资料室、实验中心及学生工作办公室的行政组织归属。学院办公室的基本职能是充分发挥参谋助手和综合协调的作用,力求参谋尽责、协调到位、督查有力、运转有序,为院领导服务、为基层服务、为全院师生员工服务。其主要职责是参与政务、管理事务、综合服务。具体职责包括:

一、负责组织、安排党政联席会、院长办公会、院领导专题办公会及其他各类院级会议、学习和重要活动,并做好会议记录。

二、负责检查、监督各部门、各单位贯彻执行上级机关的各项决议和指令,并将执行情况和问题及时准确地反馈给院领导。

三、负责协调各部门、各单位之间的工作关系,并支持、协助各部门、各单位的工作。

四、负责组织起草学院各类文件,含工作计划、总结、请示、报告、通知、纪要、决议、规划和对外函件等。

五、负责做好上级机关、外单位和个人来文来函的签收、登记、审核、分阅、分办、协办、主办、督办、归档保管以及机要文件的上报、传递工作;负责审核以学院和院办名义发出的各种公文及信函,并负责校对、编号、盖章、复印、分发、归档等工作。

六、负责院内各单位呈报院领导的请示、报告等公文办理工作。

七、负责学院印章的管理、使用。

八、负责组织全院综合信息统计工作,填报各类综合统计表。

九、负责组织、协调上级领导、主管部门来院视察、指导和兄弟院校来访活动的接待工作。

十、负责学院综合档案的收集、分编、电脑储存、装订、保管、借阅等管理工作。

十一、负责院领导公务出差报帐等工作。

十二、负责统筹协调办公用房、会议室的使用、分配和调整工作。

十三、负责承担院领导临时交办的各项任务。